一番伝わる説明の順番

説明系の本を読み漁っています。

何冊も読む目的としては

①その道を極めた人たちのそれぞれの考え方を知りたい。

②似たような内容が何度も出てきたりするので、記憶の定着につながる

以上の理由で、同じような題名・内容の本を何冊か読むようにしています。

今回は「一番伝わる説明の順番」を読んでみました。

（買ってからまだ全然読んでいなかったので、こうやってブログに載せるという強制力を利用して読んでいます・・・）

一方的な説明

一方的な説明とは「伝えたつもりになっているだけ」です。

ここでは

「相手の頭を整理しながら考える」ことが重要とのこです。

本書では「説明はコミュニケーション」だと言っています。

ここでのコミュニケーションは説明するときにいちいち聞きながら説明することではなく

相手の様子を想像しながら説明する内容を作成するという意味です（この部分はわかりにくかな？とか。ここでは例え話を入れた方が伝わるかな？とかです）

説明力を劇的に上げる方法とは？

タイトルにあるように「説明の順番を意識する」こと。

頭が良い＝説明上手　ではないようです。

ビジネスでは優秀な人ほど説明上手という傾向があるようです。

逆に説明が下手な人は

「相手の思考を理解できていない」から相手を納得させることが出来ません。

そういう人が説明してしまうとむしろ混乱を招きます。

出ましたね。

「１分で話せ」にも相手を重要視する内容が書かれていました。こちらです

職場の会議の場でいつもわかりにくい話を説明する人がいます。

まさに相手の思考を理解できていないんですね。

説明がうまくなるには？

①順番について

　自分の言いたい順番では無く、相手の知りたい順番から話す。

　例）結論から話す　

　これも「１分で話せ」に共通する部分ですね。

こちら

　最初に結論を話した方が良い場合もあるし、順を追って話して最後に結論を言うパターンもあります（相手が全く知らない内容を話す場合、いきなり結論を話しても ？？？となる）。

②相手のレベルに合わせて説明をする

当然のことだと思います。子どもか大人か、ある程度の知識はあるのか？など

　先日医療スタッフが患者さんと話している時に、患者さんが絶対知らないであろう専門用語で説明している場面をみかけました。まさにレベルに合わせて話が出来ていません。

③相手に何を伝えるべきかを明確にする（結局自分の言いたいことは何か）

紙などに書いて整理しておく。それらをきちんとまとめて説明をする。

　（自分の頭が整理できていなければ相手の頭を整理するように説明することはできない）

説明には２種類ある

「自分主導の説明」と「相手主導の説」

簡単に言うと自分主導の説明は商品説明やプレゼンなどが当てはまり、ゼロから組み立てる

それに対して相手主導の説明は相手からの質問に対して答えながら説明すること。

自分主導の説明に必要なこと

①前提を揃える

　説明のルールには「結論から話す」という王道がありますが、まずその前に前提を揃える必要があります。

結論から話したはいいものの、その内容は相手が分かっているのか？相手のレベルを知る必要があります。相手が専門家であれば前提は必要ないかもしれません。相手が高齢者や全くない世を知らない人であればある程度説明してからの結論になります。

🔷更に相手が専門家でなければ、「小中学生でもわかるように」説明する必要があります。

🔷範囲を決める

　情報が多すぎたり、時間が長くなると相手は聞かなくなってしまいます。そのため、「今回は〇〇の部分について説明します」と言っておくと良いようです。

上記の事を例に挙げると・・・

例えば結論として「ヤクルト1000の効果は無かった」と主張するとします。

ヤクルト1000を全く知らない人は「ぽかーん」となります。

そこで前提条件として

「ヤクルト１０００という腸に良い乳酸菌シロタ株が１０００億個入っている飲み物があります。その効果はストレス緩和・睡眠の質向上があるといわれています」

という内容を話さなければなりません。

話す範囲を決める場合は、「今回は表面上の効果のみを説明します（研究者や研究の詳細は省く）」と言っておきます。

最後に、「結論として、半年間飲んだが上記のような効果が認められなかったのでヤクルト１０００の購入は辞めて欲しい」ということになります。

結論を述べるので終わるのではなく、その先に何があるのか（相手にどうして欲しいのか）まで到達するのがベストのようです。

②結論・主張・本質を言うようにする

（１）自分の言いたい結論や主張を言う

　　　あくまで前提条件が揃っている場合

（２）相手に期待する行動を伝える

　　　この説明にをして相手にどう動いてほしいのか

　　（承認が欲しいのか、意見が欲しいのか、具体的に何か行動を起こしてい欲しいのか）

（３）本質というのは一言で言い表すことができること

　　　（要するに〇〇、つまり〇〇ということです）

③根拠・理由・事実を言えるようにする

　根拠や理由は３つまでにする。

　客観的な事実で述べる（データや数字で示せば相手も納得するはず）

④補足情報を用意する

【結論】長靴を履いて行くことにした

【根拠】理由は雨が降りそうだったから

【補足情報】昨日靴を買ったばかりで汚れるのが嫌だった

⑤結論・相手に促したいアクション

最後にもう一度結論を言う。

相手に促したいことを言う。

（これらの事から〇〇する必要があります）

相手主導で説明するときに必要なこと

質問されたらどう答えるか？

①全体像を話してから個別（詳細）の情報を話す。

　木でいえば、枝葉の部分をいきなり話すのではなく

　幹の部分を話して枝葉の部分を話す。

②あくまで事実を話す

　勘やあいまいなままで答えない

　例）

　上司「現在のままで売り上げは達成できるのか？」

　部下「はい、出来ると思います」

　　　「理由としては、〇〇が〇〇だからです」

③不要な部分は削る

　但し端折り（はしょり）すぎて伝わりにくくなってしまう

　場合もあるので注意が必要です。

説明する前の準備として

①相手の知りたいことを明確に

②自分の言いたいことを明確に

（仕事などで説明する場合、その先に相手に求めることがあるはず）

③①と②の情報のギャップに注意。

　あまりにもかけ離れていると話にならない。

④伝えたいことを可視化する

　（紙やノートに買いて自分の思考を整理する）

相手の理解度を高めるために必要なこと

①全体像を知ってもらう

地図のように、今どの部分のどの内容について話していて

どういう方向に進んでいくのかを示す。

最初に示すのがGOOD

②質問をする

　質問により相手が考えている内容が把握できる

　（この場合は1対1の時の会話に使えそう）

③フレームワークを使う

　フレームワークとは？

MECE（ミーシー）

漏れやダブりを無くして、精度の高い判断を下すときに使うもの

ある商品を考える時に

・価格の面

・製品の特長

・商品を届ける手段

・購入方法や時期によっては安くなる可能性

このように商品について項目ごとに分類をして考えることで

相手にとってわかりやすくなるようです。

相手に響く説明とは？

１．調べまくって詳しくなる

　　説明する人が詳しくないと分かりやすく説明できないし

　　質問されても意味不明な内容では伝わらない

２．大項目（大まかな部分）から説明する

　　いきなり詳細ではなく、大きい部分から小さい部分へ

３．ごちゃごちゃした内容ではなく分類ごとに分けて説明する

　　【携帯電話を説明するとき】

　　①本体について（日本製・海外製）

　　②通信会社について（docomo、auなど）

　　③OSについて（iOS、Androidなど）

　　④操作性について（滑らかさ、反応速度など）

　　⑤機能について（おサイフケータイ、カメラ機能など）

　　だらだら説明されるより項目ごとに分けてあった方がわかりやすくなります

アナロジーを使いこなす

「要するに〇〇のようなもの」という比喩（ひゆ）表現を使えるようにする

①相手が知っているもので例える

　例えば、「職場というのは、リーダーがいて協調性のある人や自己中や一匹狼やいろいろな人が集まっている学生時代のクラスのようなもの」

②似ている

　例える２つが全く別物だと理解されない可能性があるため、ある程度似ている必要があります

③意外性がある

　例えば、「仕事とはまるでRPGゲームのようなものである」

　コツコツ経験値を積み上げLEVEL UPして今まで達成できなかった難題を

　こなしていく（今まで倒せなかった強敵を倒す）

　

まとめ

説明系の本は2冊目になります。

「1分で話せ」共通する部分がいくつかありました。

小中学生でもわかるように、理由・根拠は３つ、なにかに例えるなど。

最も重要な部分はやはり「相手のことを考える」に尽きると思いました。

常にそれを意識しておくと分かりやす

い説明につながっていきそうな気がします。